Väčšina problémov s faktúrami má jednu z desiatich príčin a takmer všetky sa dajú vyriešiť za pár minút. Tento článok je usporiadaný podľa toho, ako sa problém prejaví — nájdite svoj príznak a choďte podľa neho.
Faktúra nevznikla
- Objednávka nie je v stave, pri ktorom sa doklad vystavuje. Najčastejšia príčina. Pri platbe prevodom doklad vzniká po pripísaní platby, nie po objednaní.
- Vystavovanie nie je pre daný typ predaja zapnuté. Nastavuje sa, z čoho a kedy doklady vznikajú.
- Objednávka má nulovú sumu. Pri kurze zdarma alebo pri stopercentnej zľave sa doklad nemusí vystaviť — a väčšinou je to správne.
- Chýbajú povinné údaje odberateľa. Doklad sa nevystaví, kým nie je komu.
🔴 Overujte to v zozname dokladov, nie podľa toho, že objednávka vyzerá dokončene.
Faktúra neprišla zákazníkovi
- Skončila v nevyžiadanej pošte. Zďaleka najčastejšie. Skontrolujte nastavenie domény pre odosielanie e-mailov.
- Zákazník zadal preklep v adrese. Vidíte to v objednávke.
- Odosielanie dokladu e-mailom nie je zapnuté.
- Web posiela poštu cez hosting a tá sa nedoručuje spoľahlivo. Riešením je odosielanie cez profesionálnu službu.
Doklad viete kedykoľvek poslať znova zo zoznamu — a zákazník ho nájde aj vo svojom účte.
Zlé číslo dokladu
- Číslo nenadväzuje — skontrolujte nastavenie radu a od akého čísla začína.
- Diera v číslovaní — vznikla zmazaním dokladu. Nedá sa to spätne opraviť; do budúcna doklady stornujte, nemažte.
- Dva doklady s rovnakým číslom — nemalo by nastať, číslo sa prideľuje bezpečne aj pri súbežných objednávkach. Ak to vidíte, ozvite sa nám.
- Rok v čísle sa nepreklopil — skontrolujte nastavenie resetu na začiatku roka.
Nesedí DPH alebo súčet
- Cena bola zadaná s daňou namiesto bez nej (alebo naopak). Najčastejšia príčina rozdielov o pár percent.
- Zlá sadzba pri položke. Skontrolujte zaradenie v cenníku.
- Rozdiel v centoch — vzniká zaokrúhľovaním. Ak je systematický, ide o nastavenie; ak je náhodný pri jednom doklade, býva to ručne upravená položka.
- Doprava alebo príplatok bez dane. Aj tieto položky sú zdaniteľné.
- Zahraničný odberateľ s IČ DPH — daň sa nulová správne, to nie je chyba.
Faktúra sa tvári nezaplatená
- Zákazník zadal iný variabilný symbol. Preto sa oplatí mať na doklade QR kód — zákazník potom neprepisuje nič.
- Platba prišla v inej mene. 🔴 Úhrada sa započíta len v mene dokladu a zámerne sa neprepočítava kurzom.
- Čiastočná platba — faktúra ostáva otvorená so zvyškom. Je to správne správanie.
- Výpis sa nenačítal. Skontrolujte, či prepojenie s bankou stále platí; prístupy vypršia ticho.
- Platba prišla na iný účet, než je na doklade.
Zle zadaný doklad
Vystavený doklad sa neupravuje. Postup je vždy rovnaký:
- Stornujte pôvodný doklad alebo k nemu vystavte dobropis, podľa toho, či bol už odoslaný a zaplatený.
- Vystavte nový, správny.
- Dobropis vždy naviažte na pôvodnú faktúru. Bez väzby sa výkaz nezostaví správne.
- Zákazníkovi pošlite oboje a vysvetlite to jednou vetou.
Zlé údaje vašej firmy na starých dokladoch
Zmenili ste IBAN alebo adresu a staré faktúry majú tie pôvodné. Nie je to chyba, je to zámer. Doklad nesie údaje k dátumu vystavenia a nesmie sa spätne meniť.
Ak potrebujete opravu, robí sa novým dokladom — nie prepísaním starého.
Účtovníkovi nesedí výkaz
- Dobropis bez väzby na pôvodnú faktúru. Najčastejšia príčina.
- Doklad v nesprávnom období — typicky faktúra z konca mesiaca zaevidovaná v ďalšom.
- Prenos daňovej povinnosti, ktorý sa dostal do výkazu, hoci tam nepatrí. Systém na to upozorňuje.
- Chýbajúca prijatá faktúra, z ktorej sa uplatňuje odpočet.
PDF sa nevytvorí alebo vyzerá zle
- Príliš veľké logo — rozhodí rozloženie. Použite rozumnú veľkosť.
- Veľmi dlhý názov položky pretečie. Skráťte ho alebo použite text pod položkami.
- Nedostatok pamäte pri doklade s desiatkami položiek. Hosting vie limit zdvihnúť.
- Diakritika sa zobrazuje zle — ozvite sa nám, je to na našej strane.
Zákazník žiada opravu údajov na faktúre
Bežná situácia: firma zadala pri objednávke zlé IČO alebo zabudla na IČ DPH. Postup závisí od toho, čo sa mení:
- Preklep v mene alebo v adrese pri nezaplatenej faktúre — najjednoduchšie je pôvodnú stornovať a vystaviť novú so správnymi údajmi.
- Doplnenie IČ DPH — nie je to kozmetika. Mení sa tým daňový režim, takže sa vystavuje dobropis a nový doklad.
- Zmena odberateľa na inú firmu — vždy dobropis a nový doklad. Doklad nesmie byť prepísaný na niekoho iného.
- Zaplatená faktúra — nikdy sa neupravuje. Iba dobropis a nový doklad.
Zákazníkovi vysvetlite jednou vetou, prečo dostáva dva dokumenty. Väčšina to prijme bez problému, keď vie, že je to zákonný postup a nie chyba.
Rýchla tabuľka riešení
- Nevznikla faktúra → skontrolujte stav objednávky a spôsob platby.
- Neprišla zákazníkovi → doručovanie e-mailov, potom pošlite znova.
- Nesedí suma → cena s daňou verzus bez dane.
- Tvári sa nezaplatená → variabilný symbol alebo mena.
- Zlé údaje → storno alebo dobropis, nikdy úprava.
- Nesedí výkaz → dobropis bez väzby, alebo doklad v zlom období.
- PDF vyzerá zle → veľkosť loga alebo dlhý názov položky.
Keď nám píšete
- Číslo dokladu a čoho sa problém týka.
- Čo ste čakali a čo sa stalo.
- Snímka obrazovky alebo samotné PDF.
- Či ide o jeden doklad, alebo o všetky. Toto rozlíšenie nám ušetrí najviac času.
Na čo si dať pozor
- Doklady nemažte. Stornujte.
- Dobropis vždy s väzbou.
- Prvý doklad si nechajte skontrolovať účtovníkom. Väčšina problémov v tomto článku by tým zanikla.
- Zapnite QR kód. Odstráni celú kategóriu problémov s párovaním.
- Riešte doručovanie e-mailov skôr, než začnete predávať.
- Nezasahujte do už vystavených dokladov. Ani cez databázu.
- Zálohujte. Doklady sa nedajú vyrobiť znova.