Väčšina problémov s faktúrami má jednu z desiatich príčin a takmer všetky sa dajú vyriešiť za pár minút. Tento článok je usporiadaný podľa toho, ako sa problém prejaví — nájdite svoj príznak a choďte podľa neho.
Faktúra nevznikla
- Objednávka neprešla do stavu, pri ktorom sa doklad vystavuje. Najčastejšia príčina. V PDF Faktúry → Nastavenia → WooCommerce má každý typ dokladu svoj stav — predvolene sa faktúra vystaví až pri dokončenej objednávke, nie pri objednaní.
- Vystavenie daného typu dokladu nie je zapnuté. Zálohová faktúra, dodací list a príjmový doklad sú predvolene vypnuté.
- Doklad z rezervácie alebo formulára vzniká podľa pravidiel daného pluginu — napríklad pri platbe „na mieste“ nevznikne vôbec.
🔴 Overujte to v zozname dokladov (PDF Faktúry → Všetky doklady), nie podľa toho, že objednávka vyzerá dokončene. V zozname objednávok WooCommerce je pri každej objednávke aj stĺpec s ikonami jej dokladov.
Faktúra neprišla zákazníkovi
- Skončila v nevyžiadanej pošte. Zďaleka najčastejšie. Skontrolujte nastavenie domény pre odosielanie e-mailov.
- Faktúra je priložená k e-mailu, ktorý dostáva obchod, nie zákazník. „Nová objednávka“ ide správcovi. Na záložke WooCommerce priraďte doklad k zákazníckemu e-mailu.
- Doklad z rezervácie, formulára alebo podujatia sa neposiela sám. Vznikne a uloží sa, ale odoslať ho treba zo zoznamu dokladov.
- Zákazník zadal preklep v adrese. Vidíte to v objednávke.
- Web posiela poštu cez hosting a tá sa nedoručuje spoľahlivo. Riešením je odosielanie cez profesionálnu službu.
Doklad viete kedykoľvek poslať znova zo zoznamu — a zákazník ho nájde aj vo svojom účte v záložke Moje faktúry.
Zlé číslo dokladu
- Číslo nenadväzuje — v Číselných radoch skontrolujte pole Ďalšie číslo a to, či doklad padol do správnej činnosti.
- Diera v číslovaní — vznikla zmazaním dokladu. Plugin mazanie dovolí, ale nedá sa to spätne opraviť; do budúcna doklady nemažte, opravujte dobropisom.
- Dva doklady s rovnakým číslom — nemalo by nastať, číslo sa prideľuje bezpečne aj pri súbežných objednávkach. Ak to vidíte, ozvite sa nám.
- Čísla sa v novom roku opakujú — počítadlo začína každý rok od 1. Ak formát čísla neobsahuje rok, doplňte
[invoice_year].
Nesedí DPH alebo súčet
- Cena bola zadaná s daňou namiesto bez nej (alebo naopak). Najčastejšia príčina rozdielov o pár percent.
- Zlá sadzba pri položke. Skontrolujte zaradenie v cenníku alebo pri produkte.
- Rozdiel v centoch — DPH sa zaokrúhľuje na centy na každom riadku, nie až na konci dokladu. Rozdiel oproti výpočtu „zo súčtu“ preto môže byť pár centov; väčší rozdiel býva ručne upravená položka.
- Faktúra z objednávky s kupónom mala inú sumu než objednávka. Chyba je v novších verziách opravená — aktualizujte plugin cez HUB. Doklady vystavené predtým opravte dobropisom.
- Doprava alebo príplatok bez dane. Aj tieto položky sú zdaniteľné.
- Zahraničný odberateľ s IČ DPH — ak e-shop takú objednávku vystavil bez dane (napríklad v B2B režime WooKitu s overeným IČ DPH), faktúra ju prevezme bez DPH. To nie je chyba fakturácie; odkaz na prenos daňovej povinnosti (§ 69) však plugin na takú faktúru sám nedoplní — postup si overte s účtovníkom.
Na faktúre chýba IČO, DIČ alebo IČ DPH odberateľa
Údaje sa berú z objednávky. Ak ich zákazník pri objednávke nezadal, na faktúre nebudú. Staršie verzie pluginu na niektorých e-shopoch IČ DPH alebo IČO/DIČ z objednávky nenačítali — po aktualizácii sa načítajú. Už vystavený doklad sa sám neopraví; postup je v časti „Zákazník žiada opravu údajov“.
Faktúra sa tvári nezaplatená
- Zákazník zadal iný variabilný symbol. Pri objednávke z e-shopu je variabilný symbol číslo objednávky bez písmen. Preto sú na doklade aj v e-maile QR kódy — zákazník potom neprepisuje nič.
- Platba prišla v inej mene. 🔴 Úhrada sa započíta len v mene dokladu a zámerne sa neprepočítava kurzom.
- Čiastočná platba — faktúra ostáva otvorená so zvyškom. Je to správne správanie.
- Výpis ste ešte nenahrali alebo párovanie nepotvrdili. Plugin sa do banky nepozerá sám; v Platbách nahrajte výpis ako CSV a navrhnuté párovanie potvrďte.
- Platba prišla na iný účet, než je na doklade.
- Máte prepojený KROS a objednávka ostala čakať na platbu. Pozrite si pod konektorom KROS riadok Automatika úhrad — kedy naposledy bežal a či hlási chybu. Faktúry staršie ako 30 dní sa už nesledujú. Podrobnosti: Prepojenie s účtovníctvom KROS.
Zákazník vidí v e-maile dva rôzne bankové účty
Plugin vkladá do zákazníckeho e-mailu vlastný platobný box s IBANom z nastavení faktúr. Pod ním môže platobná metóda „prevod na účet“ vo WooCommerce vypisovať vlastné bankové údaje. Keď sa tie dva IBANy líšia, zákazník nevie, kam platiť. Zjednoťte ich — alebo bankové údaje v nastaveniach platobnej metódy vo WooCommerce nechajte prázdne.
Na faktúre alebo v e-maile nie je QR kód
- Nie je vyplnený IBAN. Bez neho QR nevznikne.
- Typ dokladu QR nemá. QR je na faktúre, zálohovej faktúre a objednávke, nie na dobropise či dodacom liste.
- Na stránkach pluginu svieti červené upozornenie, že web QR kódy vyrobiť nevie. Príčinou je verzia PHP na serveri. Požiadajte hosting o novšie PHP. Doklady a e-maily medzitým odchádzajú bez QR, ale so sumou, IBANom a variabilným symbolom.
- E-mailový program zákazníka blokuje obrázky. V platobnom boxe je veta „Nezobrazil sa QR kód? Otvorte ho tu:“ s odkazmi „SK banky“ a „Revolut / EU“, ktoré QR otvoria.
Faktúra sa neodoslala do účtovníctva
V zozname dokladov je pod číslom faktúry štítok účtovného programu: zelený ✓ znamená odoslané, červený ✗ chybu. Keď na červený štítok prejdete myšou, uvidíte dôvod. Po oprave pošlite doklad znova tlačidlom ↻.
Pri KROSe plugin faktúru zámerne neodošle, keď nesedí súčet riadkov so sumou dokladu alebo objednávky, keď chýba kód radu KROSu, alebo keď je variabilný symbol dlhší ako 10 číslic. Do KROSu zatiaľ odchádzajú len faktúry — zálohové faktúry a dobropisy nie.
Zle zadaný doklad
Vystavený doklad sa neupravuje. Postup je vždy rovnaký:
- Vystavte k pôvodnému dokladu dobropis — v zozname dokladov pri faktúre ponuka + → Dobropis. Tak má dobropis väzbu na pôvodnú faktúru.
- Vystavte nový, správny.
- Zákazníkovi pošlite oboje a vysvetlite to jednou vetou.
Zlé údaje vašej firmy na starých dokladoch
Zmenili ste IBAN alebo adresu a staré faktúry majú tie pôvodné. Nie je to chyba, je to zámer. Doklad nesie údaje k dátumu vystavenia a nesmie sa spätne meniť.
Ak potrebujete opravu, robí sa novým dokladom — nie prepísaním starého.
Účtovníkovi nesedí výkaz
- Dobropis bez väzby na pôvodnú faktúru. Najčastejšia príčina. Plugin taký výkaz ani nevygeneruje — vypíše čísla dobropisov, ktorým väzba chýba.
- Doklad v nesprávnom období — typicky faktúra z konca mesiaca zaevidovaná v ďalšom.
- Doklad v cudzej mene bez kurzu. Výkaz sa podáva v eurách; plugin vypíše doklady, pri ktorých kurz chýba, a výkaz nevygeneruje.
- Chýbajúca prijatá faktúra, z ktorej sa uplatňuje odpočet.
PDF sa nevytvorí alebo vyzerá zle
- Logo je rozmazané — nahrajte ho aspoň trikrát vyššie, než je výška loga na doklade (pri 60 px zhruba 190 px).
- Podpis nesedí nad čiarou — ideálny rozmer je okolo 650 × 210 px; iné proporcie sa zmenšia a vycentrujú.
- Veľmi dlhý názov položky pretečie. Skráťte ho alebo použite text pod položkami.
- Nedostatok pamäte pri doklade s desiatkami položiek. Hosting vie limit zdvihnúť.
- Diakritika sa zobrazuje zle — ozvite sa nám, je to na našej strane.
Bezpečnostný skener hlási súbory pluginu
Niektoré skenery (napríklad Wordfence) hlásia, že plugin spúšťa pomocný proces alebo rozbaľuje komprimované dáta. Je to pravda a je to v poriadku: prvé potrebuje QR kód pre slovenské banky, druhé čítanie prijatých faktúr z PDF. Hlásenie nie je znak, že by niekto súbory menil. Súbory nemažte ani neupravujte — ak to skener dovolí, označte ich ako skontrolované; inak nám napíšte a obsah súborov vám potvrdíme. Vysvetlenie je aj na stránke Návod v plugine.
Zákazník žiada opravu údajov na faktúre
Bežná situácia: firma zadala pri objednávke zlé IČO alebo zabudla na IČ DPH. Postup závisí od toho, čo sa mení:
- Preklep v mene alebo v adrese — dobropis k pôvodnej faktúre a nová faktúra so správnymi údajmi.
- Doplnenie IČ DPH — nie je to kozmetika. Mení sa tým daňový režim, takže sa vystavuje dobropis a nový doklad.
- Zmena odberateľa na inú firmu — vždy dobropis a nový doklad. Doklad nesmie byť prepísaný na niekoho iného.
- Zaplatená faktúra — nikdy sa neupravuje. Iba dobropis a nový doklad.
Zákazníkovi vysvetlite jednou vetou, prečo dostáva dva dokumenty. Väčšina to prijme bez problému, keď vie, že je to zákonný postup a nie chyba.
Rýchla tabuľka riešení
| Príznak | Kde hľadať |
|---|---|
| Nevznikla faktúra | stav objednávky a nastavenie na záložke WooCommerce |
| Neprišla zákazníkovi | doručovanie e-mailov, ku ktorému e-mailu je doklad priradený |
| Nesedí suma | cena s daňou verzus bez dane, verzia pluginu |
| Tvári sa nezaplatená | variabilný symbol, mena, nenahratý výpis, KROS diagnostika |
| Chýba QR | IBAN, typ dokladu, verzia PHP |
| Neodišla do účtovníctva | štítok pri doklade a tlačidlo ↻ |
| Zlé údaje | dobropis a nový doklad, nikdy úprava |
| Nesedí výkaz | dobropis bez väzby, doklad v zlom období, chýbajúci kurz |
| PDF vyzerá zle | veľkosť loga, podpisu, dlhý názov položky |
Keď nám píšete
- Číslo dokladu a čoho sa problém týka.
- Čo ste čakali a čo sa stalo.
- Snímka obrazovky alebo samotné PDF — pri účtovníctve aj text chyby zo štítku pri doklade.
- Či ide o jeden doklad, alebo o všetky. Toto rozlíšenie nám ušetrí najviac času.
Na čo si dať pozor
- Doklady nemažte. Opravujte dobropisom.
- Dobropis vždy z pôvodnej faktúry.
- Prvý doklad si nechajte skontrolovať účtovníkom. Väčšina problémov v tomto článku by tým zanikla.
- Vyplňte IBAN — bez neho nie je QR kód ani platobný box, a párovanie platieb je potom oveľa ťažšie.
- Riešte doručovanie e-mailov skôr, než začnete predávať.
- Nezasahujte do už vystavených dokladov. Ani cez databázu.
- Aktualizujte plugin — viaceré problémy z tohto článku opravujú novšie verzie.
- Zálohujte. Doklady sa nedajú vyrobiť znova.