Nastavenie fakturácie je práca na hodinu a robí sa pred prvým predajom, nie po ňom. Opravovať už vystavené doklady sa nedá — dá sa ich len stornovať a vystaviť znova, čo je práca navyše a v čísle radu to je vidieť.
Krok 1 — údaje o firme
Zadávajú sa raz na jedno miesto a prevezmú si ich faktúry, e-shop aj kontaktná stránka.
- Obchodné meno a adresa presne tak, ako sú v registri.
- IČO, DIČ, a ak ste platiteľ, aj IČ DPH.
- Zápis v registri — oddiel a vložka, prípadne číslo živnostenského registra. Patrí to na doklad.
- IBAN a názov banky.
- Logo v rozumnej veľkosti.
🔴 Skontrolujte to dvakrát. Chyba v týchto údajoch sa premietne do každého dokladu, ktorý vystavíte, a spätne sa neopraví — doklady nesú údaje k dátumu vystavenia.
Krok 2 — číselné rady
Rad určuje, ako budú vaše doklady očíslované. Zákon žiada súvislé číslovanie bez dier.
- Samostatný rad pre každý typ dokladu — faktúry, zálohové, dobropisy.
- Tvar čísla — osvedčené je rok + poradie, napríklad 2026001. Je z neho hneď jasné, z ktorého roka doklad je.
- Začiatok číslovania — ak ste v tomto roku už fakturovali inde, nadviažte na posledné použité číslo.
- Reset na začiatku roka, ak má rad rok v čísle.
Rady nastavte teraz a potom sa ich nedotýkajte. Zmena v priebehu roka spôsobí zmätok v evidencii aj u účtovníka.
Krok 3 — DPH
- Ste platiteľ DPH? Od toho sa odvíja všetko ostatné.
- Sadzby, ktoré na svoje plnenia používate.
- Predávate do EÚ? Vtedy prichádza na rad cezhraničný režim — má vlastný článok.
- Predávate firmám v zahraničí? Vtedy sa uplatní prenos daňovej povinnosti.
- Ak platiteľ nie ste, doklad musí obsahovať informáciu, že daň neuplatňujete.
Toto je jediná časť nastavenia, ktorú si nechajte potvrdiť účtovníkom. Nie je to formalita — je to päť minút jeho času oproti oprave celého roka.
Krok 4 — vzhľad dokladu
- Logo a farby.
- QR kód na platbu — zapnite ho. Zníži počet chybne zadaných platieb aj počet urgencií.
- Text pod položkami — splatnosť, podmienky, poďakovanie.
- Náhľad — pozrite si, čo zákazník dostane, a vytlačte si to. Na papieri sa chyby v rozložení vidia inak.
Krok 5 — splatnosť a upomienky
- Splatnosť — pri e-shope zvyčajne nemá zmysel, pri službách áno. Štrnásť dní je bežné.
- Upomienky — rozvrh, kedy sa nezaplatené faktúry pripomenú. Prvá upomienka býva mierna a účinná; nechajte ju odísť skôr, než zabudnutie prerastie do problému.
- Text upomienky napíšte slušne. Väčšina nezaplatených faktúr nie je zlá vôľa, ale prehliadnutie.
Krok 6 — napojenie na predaj
Určite, z čoho majú doklady vznikať a v ktorom momente:
- Z objednávky v e-shope — po zaplatení, alebo po dokončení objednávky.
- Z rezervácie — zálohová pri rezervácii, ostrá po službe.
- Z registrácie na podujatie.
- Ručne — pre klasické fakturovanie služieb mimo webu.
Nastavte aj to, či sa doklad zákazníkovi posiela automaticky e-mailom. Väčšinou áno — je to očakávané a ušetrí to otázky.
Krok 7 — cenník položiek
Ak fakturujete opakovane tie isté veci, vložte ich do cenníka. Pri vystavovaní ich potom vyberiete namiesto vypisovania — a nestane sa, že tá istá služba má na dvoch faktúrach inú cenu alebo iný názov.
Krok 8 — skúšobný doklad
Vystavte si jednu faktúru naostro, ideálne sami sebe, a prejdite ju od začiatku do konca:
- Sedia všetky vaše údaje?
- Sedí číslo a nadväzuje na to, čo má?
- Je správne vypočítaná DPH vrátane zaokrúhlenia?
- Funguje QR kód? Naskenujte ho telefónom.
- Prišiel doklad e-mailom a neskončil v spame?
- Ako vyzerá vytlačený?
- Ukážte ho účtovníkovi. Toto je najužitočnejších päť minút z celého nastavenia.
Potom doklad stornujte — nemažte ho, aby v rade nevznikla diera.
Krok 9 — párovanie platieb
Ak fakturujete na prevod, oplatí sa nastaviť načítanie bankového výpisu. Faktúry sa potom označia ako uhradené samy a vy nemusíte porovnávať zoznam s výpisom.
- Variabilný symbol nechajte zhodný s číslom faktúry — vtedy párovanie funguje najspoľahlivejšie.
- QR kód na doklade zvyšuje úspešnosť párovania najviac, pretože zákazník nič neprepisuje.
- Čiastočné platby systém eviduje, faktúra ostane otvorená so zvyškom.
- 🔴 Úhrada sa započíta len v mene dokladu. Neprepočítava sa kurzom zámerne — kurz banky sa takmer nikdy nerovná kurzu na faktúre a vznikali by nedohľadateľné nedoplatky v centoch.
Krok 10 — opakované faktúry
Ak máte paušály, predplatné alebo pravidelné služby, nastavte opakovanú faktúru. Vystaví sa sama v zvolenom rytme a odíde zákazníkovi e-mailom.
- Skontrolujte prvú vystavenú, kým sa rozbehne séria.
- Nezabudnite na ukončenie — opakovaná faktúra, ktorá beží po skončení spolupráce, je nepríjemnosť pre obe strany.
- Zmenu ceny urobte v šablóne, nie v už vystavených dokladoch.
Na čo si dať pozor
- Nastavte všetko pred prvým predajom.
- Číselné rady v priebehu roka nemeňte.
- Doklady nemažte, stornujte.
- Prvý doklad nechajte skontrolovať účtovníkovi.
- Zapnite QR kód — je to najlacnejšie zlepšenie platobnej disciplíny.
- Skontrolujte doručovanie e-mailov. Faktúra v spame je faktúra, ktorú nikto nezaplatí.
- Zálohujte. Doklady sú medzi najcennejšími dátami na webe.