Podujatie na webe nie je len stránka s dátumom. Je to prihlasovanie, kapacita, platba, potvrdenie, pripomienka, príchod na mieste a spätná väzba — sedem vecí, ktoré sa inak riešia tabuľkou a e-mailami. Tento článok ich prechádza všetky.
Použiteľné je to rovnako na workshop pre dvanásť ľudí, na konferenciu s programom, na pravidelný kurz jogy aj na webinár.
Od prihlášky po príchod na mieste
Podujatie a jeho základ
- Termín a miesto, jednorazové alebo viacdňové.
- Typ podujatia — zaradenie, podľa ktorého sa dá filtrovať vo výpise.
- Popis, obrázok a program.
- Kapacita — celková aj po jednotlivých typoch vstupeniek.
- Stav — pripravované, otvorené, vypredané, zrušené.
Pri publikovaní beží poradná kontrola, ktorá upozorní na to, čo sa zvyčajne zabudne: chýbajúci čas, kapacita, obrázok alebo cena. Nikdy nič neblokuje.
Opakujúce sa podujatia
Pravidelný kurz alebo tréning sa nezakladá dvadsaťkrát. Nastavíte opakovanie a jednotlivé termíny z neho vzniknú ako samostatné podujatia s vlastnou kapacitou a vlastným zoznamom prihlásených.
Konkrétny termín sa pritom dá upraviť alebo zrušiť bez toho, aby to zasiahlo ostatné. To je presne to, čo v praxi potrebujete — jeden termín odpadne, zvyšok beží.
Program a ľudia
- Program — podujatie sa dá rozdeliť na bloky s časmi. Pri konferencii alebo celodennom školení je to hlavná informácia, ktorú ľudia hľadajú.
- Prednášajúci a hostia — evidujú sa samostatne, takže tú istú osobu použijete pri viacerých podujatiach a nemusíte ju vypisovať znova.
Prihlasovanie
- Registračný formulár priamo pri podujatí.
- Vlastné otázky — veľkosť trička, stravovacie obmedzenia, firma, otázka na prednášajúceho. Otázka sa dá naviazať na konkrétny typ vstupenky, takže sa nepýtate všetkých na všetko.
- Potvrdenie e-mailom s údajmi a kódom.
- Čakacia listina — po vypredaní sa záujemcovia zapisujú do poradia a keď sa miesto uvoľní, systém osloví prvého v poradí. Ušetrí to najotravnejšiu časť organizovania.
Príchod na mieste
V potvrdzovacom e-maile je QR kód. Pri vstupe ho načítate a účastník sa označí ako prítomný. Nemusíte hľadať meno v zozname, nemusíte tlačiť prezenčné listiny a viete presne, kto naozaj prišiel.
Rozdiel medzi prihlásenými a prítomnými je mimochodom údaj, ktorý pri bezplatných podujatiach výrazne mení plánovanie — býva to tretina až polovica.
Po podujatí
- Hodnotenie — po skončení sa dá rozposlať dotazník. Odpovede zbierané deň po podujatí sú neporovnateľne úprimnejšie než tie o týždeň.
- Záznam alebo materiály pre účastníkov.
- Ďalší predaj — účastník workshopu je najlepší kandidát na kurz.
Pozvánky cielené podľa CRM
Toto je funkcia, ktorá odlišuje evidenciu od nástroja. Pozvánku nemusíte poslať všetkým — podmienky sa skladajú z údajov v CRM: segment, štítok, zoznam. Kombinujú sa dohromady.
Prakticky: pozvánka na odborný workshop len tým, ktorí sú v segmente „nakúpili za viac než X“ a majú štítok „záujem o školenia“. Namiesto rozposlania tisícke ľudí, z ktorých sa polovica odhlási.
Viditeľnosť podujatia
- Výpis nadchádzajúcich podujatí sa vloží do ktorejkoľvek stránky.
- Štruktúrované údaje — podujatie sa vyhľadávaču ohlási s dátumom, miestom a cenou, takže sa môže zobraziť priamo vo výsledkoch.
- Vlastná stránka každého podujatia, na ktorú sa dá odkázať zo sociálnych sietí.
- Sledovanie záujmu — koľko ľudí stránku videlo a koľko z nich začalo vypĺňať prihlášku. Ak je medzi tým veľký rozdiel, problém je vo formulári alebo v cene, nie v propagácii.
Ako to zapadá do ekosystému
- CRM — prihlásený sa objaví ako kontakt so štítkom, a naopak z CRM sa cielia pozvánky.
- Fakturácia — z platenej registrácie vznikne doklad. Firemné údaje sa preberajú z jedného miesta.
- E-shop — vstupenka môže byť produktom, takže sa predáva spolu s ostatným tovarom v jednej objednávke.
- Členstvo a klub — členská cena vstupenky, pokojne aj nulová, prípadne podujatia len pre členov.
- Kurzy — úvodné stretnutie kohorty je podujatie.
- Formuláre — doplňujúce otázky a hodnotenie.
- Bloky — stránka podujatia sa postaví z hotového vzoru vrátane odpočtu do začiatku.
Čo to nerobí
- Nie je to rezervačný systém na termíny. Podujatie má jeden dátum pre všetkých; ak si každý vyberá vlastný čas, potrebujete rezervácie.
- Nerieši číslovanie sedadiel. Kapacita je počet, nie plán sály.
- Nevysiela webinár. Prihlasovanie a pripomienky áno, samotné vysielanie je iná služba.
- Nezaručí účasť. Pri bezplatných podujatiach rátajte s výrazným úbytkom.
Na čo si dať pozor
- Kapacitu nastavte reálne. Vypredané podujatie s čakacou listinou vyzerá lepšie než poloprázdna sála.
- Storno podmienky napíšte dopredu. Pri platených podujatiach je to prvá otázka, ktorú dostanete.
- Otestujte prihlášku ako účastník. Vrátane toho, či potvrdzovací e-mail príde a nekončí v spame.
- Bezplatné podujatie potrebuje pripomienku. Bez nej príde zlomok prihlásených.
- Pri zrušení dajte vedieť okamžite — a rovno aj s tým, čo bude s peniazmi.
- Pýtajte len otázky, ktoré použijete. Dlhá prihláška odradí rovnako ako dlhý formulár.
- Skontrolujte prihlášku na mobile. Väčšina ľudí sa prihlasuje z telefónu.