Doklad nemusí vznikať ručne. Rezervácia, prihláška na podujatie, odoslaný formulár aj rezervácia ubytovania si vedia doklad vypýtať samy — Branike PDF Invoices ho vystaví a očísluje.
Tento návod hovorí, kedy vznikne aký doklad, čo na to musíte nastaviť a ako sa dostane k zákazníkovi. A rovnako dôležité: čo automaticky nefunguje, aby ste to nečakali.
Najprv jedna vec, ktorá mätie najviac
Zálohová faktúra a ostrá faktúra sú dva rôzne doklady. Zdroje ako rezervácia či formulár vystavujú zálohovú faktúru (proformu). Keď je zaplatená, doklad zmení stav na zaplatené — ale sám sa na ostrú faktúru nepremení.
Znamená to, že platba je vysporiadaná a v prehľadoch sedí. Ak potrebujete ostrú faktúru ako samostatný doklad, vystavíte ju ručne.
Pri objednávkach z WooCommerce to funguje inak — tam sa dá nastaviť, aby ostrá faktúra vznikala automaticky pri zmene stavu objednávky.
Kto čo vystavuje
| Zdroj | Kedy doklad vznikne | Aký doklad |
|---|---|---|
| BooKing | pri vytvorení rezervácie | zálohová faktúra |
| Stays | pri vytvorení rezervácie ubytovania | zálohová faktúra |
| Forms | pri odoslaní formulára | zálohová faktúra (dá sa zmeniť) |
| Events | až po potvrdení prihlášky | pokladničný doklad |
| WooCommerce | pri zmene stavu objednávky | faktúra, záloha, dobropis… |
Dva riadky si zaslúžia pozornosť:
Events nevystaví nič pri prihláške. Doklad vznikne až vtedy, keď prihlášku potvrdíte v administrácii alebo účastníka odbavíte pri príchode. Je to zámer — kým je prihláška nepotvrdená, nie je čo účtovať.
Events vystavuje pokladničný doklad, nie faktúru. Ak potrebujete pre účastníka faktúru, vystavte ju ručne.
Krok 1: vyplňte fakturačné údaje
Bez nich sa doklad síce vytvorí, ale bude nepoužiteľný.
PDF Invoices → Settings → záložka General:
| Pole | Prečo naň nezabudnúť |
|---|---|
| Názov firmy, adresa, mesto, PSČ, krajina | bez toho doklad nie je daňový doklad |
| IČO, DIČ | povinné údaje |
| IČ DPH + prepínač „platiteľ DPH” | rozhoduje o tom, či sa DPH vôbec vyčísli |
| IBAN | bez neho zákazník nevie, kam zaplatiť |
| SWIFT/BIC | pri platbách zo zahraničia |
| Logo, podpis alebo pečiatka | vizuál dokladu |
| Pätička PDF, akcentová farba | dolaďovanie vzhľadu |
Na záložke Documents nastavte predvolenú sadzbu DPH, splatnosť v dňoch, formát papiera a to, či má na zaplatených dokladoch svietiť vodotlač „ZAPLATENÉ”.
Krok 2: skontrolujte číselné rady
PDF Invoices → Number sequences. Každý typ dokladu má vlastný rad a vlastný formát čísla:
| Doklad | Predvolený formát |
|---|---|
| Faktúra | FAK-2026-0001 |
| Zálohová faktúra | ZAL-2026-0001 |
| Dobropis | DOB-2026-0001 |
| Pokladničný doklad | POK-2026-0001 |
| Dodací list | DOD-2026-0001 |
| Objednávka | OBJ-2026-0001 |
Rad si nastavte skôr, než vystavíte prvý doklad. Meniť ho spätne znamená diery v číslovaní, a tie sa vysvetľujú horšie, než sa zdá.
Krok 3: povedzte zdroju, že sa platí
Toto je krok, na ktorom to najčastejšie stojí. Fakturačný plugin nič nevystaví sám od seba — musí mu to povedať zdroj.
BooKing
Branike BooKing → Settings, voľba spôsobu platby:
- na mieste — doklad nevznikne vôbec
- záloha — vystaví sa zálohová faktúra na percento, ktoré zadáte
- plná suma — zálohová faktúra na celú sumu
Nastavenie sa dá prebiť na konkrétnej službe, takže konzultácia zdarma môže zostať „na mieste”, kým platený zákrok pýta zálohu.
Stays
To isté na úrovni jednotky (izby, apartmánu): režim platby a percento zálohy sú v nastaveniach jednotky.
Forms
V editore formulára otvorte panel platby v bloku formulára. Zapnete platbu, vyberiete typ dokladu (tu si viete vybrať aj ostrú faktúru), zdroj sumy, menu, sadzbu DPH a názov položky.
Events
Nič sa nenastavuje. Doklad vznikne potvrdením prihlášky.
Ako sa doklad dostane k zákazníkovi
🔴 Vznik dokladu ≠ jeho odoslanie. Doklad sa vytvorí a uloží, ale automaticky sa neposiela. Toto prekvapí každého. Ak zákazník tvrdí, že mu faktúra neprišla, s najväčšou pravdepodobnosťou má pravdu.
Odoslať sa dá takto:
| Spôsob | Ako |
|---|---|
| Ručne | PDF Invoices → All documents, tlačidlo odoslania pri doklade |
| Hromadne | označíte viac dokladov naraz |
| Cez WooCommerce | PDF sa priloží k e-mailom objednávky (nastavuje sa na záložke WooCommerce) |
| Upomienky | PDF Invoices → Reminders — pripomienky po splatnosti |
| Opakované faktúry | PDF Invoices → Recurring invoices |
E-mail s dokladom obsahuje sumu, dátum splatnosti, IBAN, variabilný symbol a — ak máte zapnuté online platby — tlačidlo na zaplatenie kartou. PDF je priložené.
Zdrojové pluginy posielajú vlastné e-maily, ale bez faktúry. BooKing pošle potvrdenie rezervácie s platobným odkazom, Stays potvrdenie pobytu. Sú to iné e-maily než ten s dokladom.
Platba kartou cez odkaz
Ak chcete, aby zákazník mohol zaplatiť kliknutím, zapnite PDF Invoices → Online payments. Potrebujete Stripe kľúč a podpisový kľúč pre webhook — adresu webhooku vám obrazovka vypíše, stačí ju skopírovať do Stripe.
Ako to funguje z pohľadu zákazníka:
- V e-maile klikne na „Zaplatiť kartou”.
- Odkaz vedie na váš web, ten ho presmeruje na platobnú bránu.
- Po zaplatení sa vráti späť na potvrdzovaciu stránku.
Karta cez váš web neprejde nikdy — celú platbu rieši brána.
Po zaplatení sa doklad automaticky označí ako zaplatený. Odkaz funguje len pre faktúru, zálohovú faktúru a objednávku, ktoré ešte zaplatené nie sú.
Čo sa stane, keď je doklad zaplatený
Okrem zmeny stavu na to vedia nadviazať ďalšie pluginy:
- Forms — odoslaný formulár sa označí ako zaplatený, takže v zozname vidíte, kto zaplatil a kto nie.
- Členstvá — pri doklade, ktorý nesie členský balík, sa členstvo vydá a odošlú sa prístupy. Vydá sa raz, opakovaná platba nič nezdvojí.
Označiť doklad ako zaplatený môžete aj ručne v zozname dokladov — účinok je rovnaký ako pri platbe kartou.
Časté zádrhele
„Rezervácia prišla, faktúra nikde.” Služba má režim platby „na mieste”. Prepnite ju na zálohu alebo plnú sumu.
„Doklad sa vytvoril, ale zákazník ho nedostal.” Doklady sa neposielajú automaticky. Pošlite ho z prehľadu dokladov, alebo si nastavte upomienky.
„Na doklade nie je DPH.” Nie je zapnutý prepínač „platiteľ DPH” v nastaveniach, alebo nie je vyplnené IČ DPH.
„Zákazník nevie, kam zaplatiť.” Chýba IBAN v nastaveniach firmy. E-mail ho potom nemá odkiaľ vziať.
„Zálohová faktúra sa nezmenila na ostrú.” A ani sa nezmení. Zaplatená záloha zostáva zálohou so stavom zaplatené. Ostrú faktúru vystavte ručne.
„Prihláška na podujatie nevystavila doklad.” Prihláška nie je potvrdená. Potvrďte ju v administrácii podujatia.
„Tlačidlo na platbu kartou v e-maile nie je.” Buď nie sú zapnuté online platby, alebo doklad už je zaplatený, alebo je to typ dokladu, ktorý sa neuhrádza (napríklad dodací list).
Čo si z toho odniesť
Automatická fakturácia stojí na troch nastaveniach, a keď zlyhá, je to takmer vždy jedno z nich: fakturačné údaje firmy, číselné rady a režim platby na strane zdroja.
A jedna vec, ktorú si treba zapamätať navždy: doklad vzniká automaticky, ale neodosiela sa sám. Buď ho posielate ručne, alebo si na to zapnete upomienky — tretia možnosť neexistuje.