Doklad nemusí vznikať ručne. Rezervácia, prihláška na podujatie, odoslaný formulár aj rezervácia ubytovania si vedia doklad vypýtať samy — Branike PDF Faktúry ho vystaví a očísluje.
Tento návod hovorí, kedy vznikne aký doklad, čo na to musíte nastaviť a ako sa dostane k zákazníkovi. A rovnako dôležité: čo automaticky nefunguje, aby ste to nečakali.
Najprv jedna vec, ktorá mätie najviac
Zálohová faktúra a ostrá faktúra sú dva rôzne doklady. Zdroje ako rezervácia či formulár vystavujú zálohovú faktúru (proformu). Keď je zaplatená, doklad zmení stav na zaplatené — ale sám sa na ostrú faktúru nepremení.
Znamená to, že platba je vysporiadaná a v prehľadoch sedí. Ak potrebujete ostrú faktúru ako samostatný doklad, vystavíte ju ručne cez Nová faktúra. Tlačidlo → Faktúra, ktoré zo zálohovej faktúry jedným klikom urobí ostrú a zálohu odpočíta samo, je v zozname dokladov len pri zálohových faktúrach vystavených ručne — pri zálohových faktúrach z rezervácií a formulárov ho nenájdete.
Pri objednávkach z WooCommerce to funguje inak — tam sa dá nastaviť, aby ostrá faktúra vznikala automaticky pri zmene stavu objednávky.
Kto čo vystavuje
| Zdroj | Kedy doklad vznikne | Aký doklad |
|---|---|---|
| BooKing | pri vytvorení rezervácie | zálohová faktúra |
| Stays | pri vytvorení rezervácie ubytovania | zálohová faktúra |
| Forms | pri odoslaní formulára | zálohová faktúra (dá sa zmeniť) |
| Events | až po potvrdení prihlášky | pokladničný doklad |
| WooCommerce | pri zmene stavu objednávky | faktúra, záloha, dobropis… |
Dva riadky si zaslúžia pozornosť:
Events nevystaví nič pri prihláške. Doklad vznikne až vtedy, keď prihlášku potvrdíte v administrácii alebo účastníka odbavíte pri príchode. Je to zámer — kým je prihláška nepotvrdená, nie je čo účtovať.
Events vystavuje pokladničný doklad, nie faktúru. Ak potrebujete pre účastníka faktúru, vystavte ju ručne.
Krok 1: vyplňte fakturačné údaje
Bez nich sa doklad síce vytvorí, ale bude nepoužiteľný.
PDF Faktúry → Nastavenia → záložka Všeobecné:
| Pole | Prečo naň nezabudnúť |
|---|---|
| Názov firmy, Adresa, Mesto / PSČ, Štát | bez toho doklad nie je daňový doklad (prázdny štát sa na doklad netlačí) |
| IČO, DIČ | povinné údaje |
| IČ DPH + prepínač „Som platiteľ DPH” | prepínač rozhoduje o tom, či sa DPH vôbec vyčísli; IČ DPH sa tlačí na doklad |
| Zápis v obchodnom registri | tlačí sa pod identifikačné údaje na každý doklad |
| IBAN | bez neho zákazník nevie, kam zaplatiť, a doklad nemá QR kód |
| SWIFT/BIC, banka, majiteľ účtu | pri platbách zo zahraničia; majiteľ účtu len keď sa líši od firmy |
| Kontaktná osoba, telefón, e-mail, web | kontaktné údaje na doklade |
| Logo, Výška loga na dokladoch, Podpis / pečiatka | vizuál dokladu; pri poli je odporúčaný rozmer súboru |
| Päta PDF, Farba dokumentov | dolaďovanie vzhľadu |
Ak používate Branike Business, firemné údaje sa vedia prebrať odtiaľ a nemusíte ich zadávať dvakrát.
Na záložke Doklady nastavte Predvolenú sadzbu DPH (%) pre ručne vystavené faktúry, formát papiera a to, či má na zaplatených dokladoch svietiť vodotlač „ZAPLATENÉ”. Je tam aj pole Splatnosť (dni), ale v súčasnej verzii splatnosť vystavených dokladov neovplyvní: všetky doklady — z rezervácií, formulárov, objednávok aj ručné — dostanú splatnosť 14 dní od vystavenia.
Krok 2: skontrolujte číselné rady
PDF Faktúry → Číselné rady. Každý typ dokladu má vlastný rad a vlastný formát čísla:
| Doklad | Predvolený formát |
|---|---|
| Faktúra | FAK-2026-0001 |
| Zálohová faktúra | ZAL-2026-0001 |
| Dobropis | DOB-2026-0001 |
| Pokladničný doklad | POK-2026-0001 |
| Dodací list | DOD-2026-0001 |
| Objednávka | OBJ-2026-0001 |
Rad si nastavte skôr, než vystavíte prvý doklad. Meniť ho spätne znamená diery v číslovaní, a tie sa vysvetľujú horšie, než sa zdá. Počítadlo sa každý rok začína od 1 samo — preto nechajte rok v čísle.
Krok 3: povedzte zdroju, že sa platí
Toto je krok, na ktorom to najčastejšie stojí. Fakturačný plugin nič nevystaví sám od seba — musí mu to povedať zdroj.
BooKing
Branike BooKing → Nastavenia, voľba spôsobu platby:
- na mieste — doklad nevznikne vôbec
- záloha — vystaví sa zálohová faktúra na percento, ktoré zadáte
- plná suma — zálohová faktúra na celú sumu
Nastavenie sa dá prebiť na konkrétnej službe, takže konzultácia zdarma môže zostať „na mieste”, kým platený zákrok pýta zálohu.
Stays
To isté na úrovni jednotky (izby, apartmánu): režim platby a percento zálohy sú v nastaveniach jednotky.
Forms
V editore formulára otvorte panel platby v bloku formulára. Zapnete platbu, vyberiete typ dokladu (tu si viete vybrať aj ostrú faktúru), zdroj sumy, menu, sadzbu DPH a názov položky.
Events
Nič sa nenastavuje. Doklad vznikne potvrdením prihlášky.
Ako sa doklad dostane k zákazníkovi
🔴 Vznik dokladu ≠ jeho odoslanie. Doklad z rezervácie, formulára alebo podujatia sa vytvorí a uloží, ale automaticky sa neposiela. Toto prekvapí každého. Ak zákazník tvrdí, že mu faktúra neprišla, s najväčšou pravdepodobnosťou má pravdu.
Odoslať sa dá takto:
| Spôsob | Ako |
|---|---|
| Ručne | PDF Faktúry → Všetky doklady, tlačidlo odoslania e-mailom pri doklade |
| Hromadne | označíte viac dokladov naraz |
| Cez WooCommerce | PDF sa priloží k e-mailu objednávky, ktorý mu určíte na záložke WooCommerce |
| Upomienky | PDF Faktúry → Upomienky — pripomienky po splatnosti |
| Opakované faktúry | PDF Faktúry → Opakované faktúry |
E-mail s dokladom obsahuje sumu, dátum splatnosti, IBAN, variabilný symbol a — ak máte zapnuté online platby — odkaz na zaplatenie kartou. PDF je priložené a nesie dva QR kódy na platbu: pre slovenské banky a pre Revolut a ostatné banky v EÚ.
Pri objednávke z e-shopu, ktorá čaká na platbu, pridá plugin do zákazníckeho e-mailu WooCommerce aj platobný box — sumu, IBAN, variabilný symbol vo výraznom rámčeku a oba QR kódy. Keď zákazníkovi e-mailový program obrázky zablokuje, pod boxom sú odkazy, ktoré QR otvoria.
Zdrojové pluginy posielajú vlastné e-maily, ale bez faktúry. BooKing pošle potvrdenie rezervácie s platobným odkazom, Stays potvrdenie pobytu. Sú to iné e-maily než ten s dokladom.
Platba kartou cez odkaz
Ak chcete, aby zákazník mohol zaplatiť kliknutím, zapnite PDF Faktúry → Online platby. Potrebujete Stripe kľúč a podpisový kľúč pre webhook — adresu webhooku vám obrazovka vypíše, stačí ju skopírovať do Stripe.
Ako to funguje z pohľadu zákazníka:
- V e-maile klikne na odkaz na platbu kartou.
- Odkaz vedie na váš web, ten ho presmeruje na platobnú bránu.
- Po zaplatení sa vráti späť na potvrdzovaciu stránku.
Karta cez váš web neprejde nikdy — celú platbu rieši brána.
Po zaplatení sa doklad automaticky označí ako zaplatený. Odkaz funguje len pre faktúru, zálohovú faktúru a objednávku, ktoré ešte zaplatené nie sú.
Čo sa stane, keď je doklad zaplatený
Okrem zmeny stavu na to vedia nadviazať ďalšie pluginy:
- Forms — odoslaný formulár sa označí ako zaplatený, takže v zozname vidíte, kto zaplatil a kto nie.
- Členstvá — pri doklade, ktorý nesie členský balík, sa členstvo vydá a odošlú sa prístupy. Vydá sa raz, opakovaná platba nič nezdvojí.
Označiť doklad ako zaplatený môžete aj ručne v zozname dokladov — účinok je rovnaký ako pri platbe kartou.
A čo účtovníctvo?
Ak máte zapnuté prepojenie s účtovným programom, vystavené doklady tam odchádzajú samy hneď po vystavení. Pri KROSe to platí len pre faktúry — zálohové faktúry z rezervácií a formulárov a pokladničné doklady z podujatí do KROSu nejdú. Postup a obmedzenia sú v návode Prepojenie s účtovníctvom KROS.
Časté zádrhele
„Rezervácia prišla, faktúra nikde.” Služba má režim platby „na mieste”. Prepnite ju na zálohu alebo plnú sumu.
„Doklad sa vytvoril, ale zákazník ho nedostal.” Doklady zo zdrojových pluginov sa neposielajú automaticky. Pošlite ho zo zoznamu dokladov, alebo si nastavte upomienky.
„Na doklade nie je DPH.” Nie je zapnutý prepínač „Som platiteľ DPH” v nastaveniach. (Samotné nevyplnené IČ DPH vyčíslenie DPH nevypne — len sa netlačí na doklad.)
„Zákazník nevie, kam zaplatiť.” Chýba IBAN v nastaveniach firmy. E-mail ho potom nemá odkiaľ vziať a doklad nemá QR kód.
„Zálohová faktúra sa nezmenila na ostrú.” A ani sa nezmení. Zaplatená záloha zostáva zálohou so stavom zaplatené. Ostrú faktúru vystavte ručne.
„Prihláška na podujatie nevystavila doklad.” Prihláška nie je potvrdená. Potvrďte ju v administrácii podujatia.
„Splatnosť na doklade nesedí s nastavením.” V súčasnej verzii majú všetky doklady splatnosť 14 dní od vystavenia. Pole Splatnosť (dni) na záložke Doklady ani dátum splatnosti vo formulári Nová faktúra sa pri vystavení zatiaľ neuplatnia.
„Odkaz na platbu kartou v e-maile nie je.” Buď nie sú zapnuté online platby, alebo doklad už je zaplatený, alebo je to typ dokladu, ktorý sa neuhrádza (napríklad dodací list).
Čo si z toho odniesť
Automatická fakturácia stojí na troch nastaveniach, a keď zlyhá, je to takmer vždy jedno z nich: fakturačné údaje firmy, číselné rady a režim platby na strane zdroja.
A jedna vec, ktorú si treba zapamätať navždy: doklad z rezervácie, formulára či podujatia vzniká automaticky, ale neodosiela sa sám. Buď ho posielate ručne, alebo si na to zapnete upomienky — tretia možnosť neexistuje.