Branike CRM nie je len zoznam e-mailov, ktoré ste nazbierali formulárom. Rezervácie, prihlášky na podujatia, dokončené kurzy aj objednávky si doň zapisujú samy — bez toho, aby ste čokoľvek zapínali alebo prepájali.
Tento návod je mapa: čo sa zapíše, odkiaľ, za akých podmienok a kde to potom uvidíte. Je to zároveň odpoveď na otázku, ktorú si položí každý po pár mesiacoch — „odkiaľ sa mi tu vzal tento kontakt?“
Jedno pravidlo, ktoré platí všade
Nech príde záznam odkiaľkoľvek, CRM s ním naloží rovnako:
- Bez platného e-mailu sa nestane nič. Žiadny kontakt, žiadny záznam, žiadna chybová hláška. Rezervácia na telefón bez e-mailu v CRM jednoducho nebude.
- Kontakt sa nájde podľa e-mailu. Ak už existuje, aktualizuje sa — druhý záznam s tou istou adresou nevznikne nikdy.
- Podľa zdroja sa doplnia tagy, listy a doplnkové údaje.
- Do aktivity kontaktu pribudne riadok o tom, čo sa stalo.
- Až potom sa rozbehnú sekvencie a automatizácie, ktoré na to čakajú.
Zoznam kontaktov nájdete v Branike CRM → Kontakty. Stĺpce sú e-mail, meno, stav (prihlásený, čakajúci, odhlásený), počet zoznamov, počet tagov a dátum pridania.
Pri existujúcom kontakte sa údaje dopĺňajú, neprepisujú. Automatický zápis (rezervácia, objednávka, prihláška, formulár) sa riadi tromi pravidlami:
- Prázdne pole nič nezmaže. Keď človek pošle rezerváciu bez telefónu, telefón, ktorý už v CRM máte, ostane.
- Vyplnené meno, priezvisko a telefón sa neprepíšu. Automatický zdroj ich doplní len vtedy, keď sú na karte prázdne. Ak sa niekto raz podpísal ako „Janka“ a inokedy ako „Jana Nováková“, na karte ostane prvý tvar.
- Stav odberu sa nemení. Kto sa odhlásil z newslettera, ostane odhlásený, aj keď u vás znova nakúpi alebo si rezervuje termín. Späť medzi odberateľov sa dostane len sám — kliknutím na potvrdzovací odkaz v e-maile — alebo keď stav zmeníte vy ručne na karte kontaktu či importom z tabuľky.
Prečo tak prísne: formuláre na webe môže vyplniť ktokoľvek a napísať do nich hocaký e-mail. Keby posledný zápis vyhrával, cudzí človek by vám cez obyčajný formulár prepísal telefón zákazníka alebo prihlásil späť niekoho, kto sa odhlásil — a to by bolo porušenie jeho súhlasu. Ak údaj naozaj potrebujete opraviť, urobte to na karte kontaktu. Čo sa kedy stalo, nájdete v záložke Aktivita, ktorá sa neprepisuje nikdy.
Odkiaľ všade to chodí
| Zdroj | Kedy sa zapíše | Čo pribudne |
|---|---|---|
| BooKing | vytvorenie a zrušenie rezervácie | kontakt + záznam v aktivite |
| Podujatia (Events) | prihláška, jej potvrdenie, koniec podujatia | kontakt + štítky podľa podujatia a lístka |
| LMS | zápis do kurzu, lekcia, kvíz, kurz, odznak, zadanie | kontakt + štítky + údaje o pokroku |
| WooCommerce | nový zákazník, objednávka, zaplatenie | kontakt + skóre + tržba |
| Stays | vytvorenie rezervácie ubytovania | kontakt |
| Chat | keď návštevník v chate nechá e-mail | kontakt + výňatok správy |
| Branike Club | nové členstvo, zrušenie, schválená žiadosť o skupinu | kontakt + štítky, voliteľne sekvencia |
| PDF Faktúry | vystavenie dokladu | kontakt + štítky + údaje o doklade |
| Branike Forms | odoslanie formulára so zapnutým prepojením | kontakt + štítky a zoznamy z formulára |
Posledné štyri riadky sú v tomto návode nové. Formulárom sa podrobne venuje článok Formuláre a CRM.
Nasleduje každý zdroj podrobne — vrátane toho, čo sa nezapíše.
BooKing — rezervácie
Pri vytvorení rezervácie pribudne kontakt s menom, priezviskom, e-mailom a telefónom. Do aktivity sa zapíše riadok „BBK rezervácia #123“.
Pri zrušení sa kontakt nevytvára. Ak už v CRM je, dostane riadok o zrušení; ak tam nie je, neudeje sa nič.
Žiadny tag sa nepridáva. Toto ľudí prekvapí najčastejšie: po rezervácii nemáte podľa čoho tých ľudí odfiltrovať. Ak ich chcete mať oddelených, založte si sekvenciu na spúšťači, ktorý tag pridá — alebo si ich vyberte podľa zdroja booking v segmente.
Meno sa rozdelí podľa prvej medzery: prvé slovo je krstné meno, zvyšok priezvisko. Pri „Jana Nováková-Kováčová“ to vyjde správne, pri „Ing. Jana Nováková“ skončí titul v kolónke krstného mena.
Kde to zapnete: Branike CRM → Nastavenia → Integrácie (Bridges), zaškrtávacie pole pre BooKing. Predvolene je zapnuté.
Prepínače mostov nájdete v Branike CRM → Nastavenia → Integrácie. Zaškrtávacie pole majú len BooKing a WooCommerce — ostatné mosty bežia vždy, keď je príslušný plugin aktívny.
Events — podujatia
Prihlášku na podujatie zapisuje do CRM jediné prepojenie — to na strane pluginu Podujatia. Kedysi zapisovali dve naraz a pri zapnutom šifrovaní e-mailov z jednej prihlášky vznikli dva kontakty. Dnes jedna prihláška znamená jeden kontakt a jeden riadok v aktivite („Registrácia na podujatie: názov“). Podujatia sú aj tak zdroj s najbohatšími dátami.
Pri prihláške kontakt dostane:
- tag
event-attendee— teda „bol na nejakom podujatí“ - tag podľa názvu podujatia, napríklad
event-jarny-workshop - tag s číslom podujatia, napríklad
event-42— ten sa nezmení, ani keď podujatie neskôr premenujete, preto sa naň oplatí stavať segmenty - tag podľa lístka, napríklad
ticket-vip, ak sú lístky rozlíšené - tag podľa promo kódu, ak nejaký použil
- údaje o podujatí: názov, typ, dátum, potvrdzovací kód, spôsob platby
Pri potvrdení prihlášky pribudne event-confirmed a event-paid-….
Po skončení podujatia — dvakrát denne beží kontrola, ktorá účastníkom skončených podujatí pridá tag event-attended-…. Práve na tento tag sa dá navesiť poďakovanie alebo ponuka ďalšieho termínu.
Spätná väzba sa do CRM nezapisuje. Formulár hodnotenia podujatia si odpovede uloží v Events, ale kontakt v CRM o ňom nevie a tag nedostane. Ak chcete oslovovať tých, čo hodnotili, robte to zo strany Events.
Kde to uvidíte: na karte kontaktu pribudne sekcia Events s tabuľkou podujatí, dátumov, lístkov a stavu.
LMS — kurzy
LMS je zo všetkých zdrojov najupovídanejší. Zapisuje sa každý míľnik:
| Čo sa stalo | Tag | Čo sa doplní |
|---|---|---|
| zápis do kurzu | lms-enrolled, lms-course-12 | názov kurzu, typ prístupu |
| dokončená lekcia | lms-lesson-done | názov lekcie |
| dokončený kurz | lms-completed, lms-course-12-done | názov kurzu |
| zvládnutý kvíz | lms-quiz-passed | percentuálny výsledok |
| získaný odznak | lms-badge-… | ktorý odznak |
| ohodnotené zadanie | lms-assignment-graded | známka |
| kurz sa zasekol | lms-stalled | koľko dní sa nič nedeje |
| séria v ohrození | lms-streak-at-risk | koľko dní séria trvala |
Posledné dva riadky sú tie, kvôli ktorým sa toto prepojenie oplatí. Tag lms-stalled je pozvánka pre sekvenciu typu „všimli sme si, že ste to odložili — tu je krátke povzbudenie“.
Bonus, o ktorom sa nevie. Pri prvom zápise do kurzu si CRM automaticky založí segment „Students: názov kurzu“. Nájdete ho v Branike CRM → Contacts → Segments a nemusíte ho udržiavať — dopĺňa sa sám.
Zapnutie: most beží vždy, keď je LMS aktívne. Nedá sa vypnúť zaškrtávacím políčkom.
WooCommerce — objednávky
Woo má tri okamihy a je dôležité vedieť, ktorý čo robí:
- Nový zákaznícky účet → vznikne kontakt.
- Vytvorenie objednávky → kontakt sa doplní z fakturačných údajov.
- Zaplatenie objednávky → pripočíta sa skóre, zaznamená sa tržba a priradí sa ku kampani, z ktorej človek prišiel.
🔴 Tretí krok potrebuje, aby kontakt už existoval. Pri objednávke cez pokladňu vznikne kontakt hneď v druhom kroku — aj keď zákazník nakupuje bez registrácie. Objednávka, ktorá cez pokladňu neprešla (napríklad ju založíte ručne v administrácii obchodu), kontakt nezaloží; ak ten človek v CRM ešte nebol, tržba ani skóre sa mu nepripíšu.
Dvojité započítanie nehrozí — objednávka si zapamätá, že už bola spočítaná, takže prechod cez „spracováva sa“ aj „dokončená“ sa počíta raz.
Samotný WooCommerce štítky nepridáva. Ak máte nainštalovaný aj Branike WooKit, dostane každý zákazník štítok wc-customer a ku kontaktu sa uloží číslo a suma poslednej objednávky. Bez WooKitu zákazníkov rozlíšite cez segment podľa zdroja alebo podľa počtu a hodnoty objednávok.
Kde to zapnete: Branike CRM → Settings → Integrations (Bridges), zaškrtávacie pole pre WooCommerce.
Stays a Chat — krátko
Stays pri vytvorení rezervácie ubytovania založí kontakt s menom, e-mailom a telefónom a zdrojom stays. Žiadny tag, žiadny záznam v aktivite — je to čistý zápis kontaktu.
Chat zapíše kontakt vo chvíli, keď návštevník v chate nechá e-mail, a ku každej ďalšej správe pridá do aktivity jej výňatok. Anonymné správy sa ignorujú. Chat je dnes jediný zdroj, ktorý meno existujúceho kontaktu prepíše — ak ho návštevník v chate zadá. Keď meno nezadá, na karte sa nič nezmení. Ostatné zdroje vyplnené meno nechávajú tak.
Club a faktúry
Branike Club pri novom členstve pridá štítky bc-member a bc-plan-názov-plánu, pri zrušení štítok bc-cancelled a pri schválenej žiadosti o skupinu štítok bc-group-názov-skupiny. V nastaveniach Clubu môžete ku každej z týchto udalostí zadať číslo (ID) sekvencie z CRM, ktorá sa spustí sama; 0 znamená žiadnu. Pri zrušení členstva Club meno na karte nemení.
PDF Faktúry pri vystavení dokladu pridajú štítok faktura a štítok podľa druhu dokladu (napríklad invoice alebo proforma) a ku kontaktu uložia číslo dokladu, sumu a menu. Na karte kontaktu pribudne sekcia s faktúrami daného človeka.
Obe prepojenia bežia samy, keď sú oba pluginy aktívne. Zaškrtávacie pole na vypnutie v nastaveniach CRM nemajú.
Kde to všetko uvidíte
Otvorte Branike CRM → Contacts a kliknite na kontakt. Karta má karty:
- Activity — časová os všetkého, čo sa dialo. Toto je jediné miesto, kde je história celá a neprepisuje sa.
- Meta — doplnkové údaje z mostov (
lms_last_course,bev_event_title…). - Custom fields — pozor, sem sa dostanú len polia, ktoré ste si nadefinovali sami. Údaje z mostov sú v Meta, nie tu.
- Podujatia, Lead Magnety, Faktúry — sekcie, ktoré si pridávajú samotné pluginy.
Karta kontaktu ukazuje tagy, zoznamy a záložky. Záložka Aktivita je časová os všetkého, čo sa s kontaktom dialo — vytvorenie kontaktu, pridané tagy, zaradenie do zoznamu. Táto os sa na rozdiel od karty neprepisuje.
Ako z toho niečo mať
Samotný zápis je len surovina. Užitočné to začne byť, keď naň niečo naviažete:
Segment je najrýchlejšia cesta. Branike CRM → Contacts → Segments → nový segment, podmienka „má tag lms-stalled“ — a máte zoznam ľudí, ktorí sa zasekli v kurze. Segment sa udržiava sám.
Sekvencia posiela e-maily. Ako spúšťač funguje spoľahlivo:
- Prihlásenie cez formulár — reaguje na formulár CRM Subscribe
- Pridaný tag s konkrétnou hodnotou — napríklad
event-attended-… - Pridanie do listu
Automatizácia (Branike CRM → Campaigns → Automations) vie viac než sekvencia: má spúšťač „Any event“, ktorý zachytí úplne všetko vrátane udalostí z LMS a Events. Ak neviete, ktorý spúšťač vybrať, začnite týmto a doplňte podmienku.
Automatizácie vyžadujú aktívnu licenciu. Bez nej sa nespustia a nikde to nehlási — ak vám automatizácia „nič nerobí“, skontrolujte najprv licenciu.
Časté zádrhele
„Rezervácia prišla, ale v CRM nikto nepribudol.“ Rezervácia nemala e-mail, alebo mala neplatný. Bez platnej adresy CRM záznam nezaloží.
„Kontakt má staré telefónne číslo, hoci mi poslal nové.“ Automatický zápis vyplnené číslo neprepisuje. Nové číslo nájdete v rezervácii alebo v odoslanom formulári; na karte kontaktu ho opravte ručne.
„Odhlásený človek u mňa znova nakúpil — prečo mu nechodí newsletter?“ Lebo sa odhlásil a nákup nie je súhlas s newsletterom. CRM ho medzi odberateľov nevráti. Ak sa chce znova prihlásiť, nech použije formulár na odber — dostane potvrdzovací e-mail a po kliknutí bude opäť prihlásený.
„Nakúpil, ale tržbu nevidím.“ Objednávka pravdepodobne nevznikla cez pokladňu (napríklad ste ju založili ručne) a človek v CRM predtým nebol. Tržba sa pripisuje len existujúcemu kontaktu.
„Prepínač pre LMS/Events nikde nie je.“ A ani nebude. Tieto mosty bežia vždy, keď je príslušný plugin aktívny. Zaškrtávacie polia majú len BooKing a WooCommerce.
Čo si z toho odniesť
Do CRM sa samo dostane oveľa viac, než si väčšina ľudí uvedomuje — a najcennejšie na tom nie sú kontakty, ale tagy. Práve tie z obyčajného zoznamu adries robia niečo, čo vie odpovedať na otázku „komu má zmysel napísať práve teraz“.
Ak si máte zapamätať tri veci: bez e-mailu nič, automatický zápis dopĺňa, ale neprepisuje a história je v Aktivite.