Fakturácia je jediná časť webu, kde chyba nie je nepríjemnosť, ale problém so zákonom. Preto je tento modul postavený inak než ostatné: väčšina rozhodnutí v ňom nie je o pohodlí, ale o tom, aby doklady obstáli.
Beží priamo na vašom webe. Doklady vznikajú tam, kde vzniká obchod — z objednávky, z rezervácie, z prihlášky na podujatie — a nemusia cestovať do žiadnej ďalšej služby. Keď ich však účtovníčka potrebuje v KROSe, dostanú sa tam samy.
Doklad vzniká tam, kde vzniká obchod
Aké doklady vie vystaviť
- Faktúra — základný doklad.
- Zálohová faktúra — podklad na úhradu vopred. Nie je to daňový doklad a systém to rozlišuje. Z ručne vystavenej zálohovej faktúry vytvoríte faktúru jedným klikom (→ Faktúra) a záloha sa odpočíta sama; pri zálohových faktúrach z objednávok, rezervácií a formulárov toto tlačidlo nie je.
- Dobropis — pri vrátení tovaru alebo peňazí, vždy s odkazom na pôvodnú faktúru.
- Cenová ponuka — s možnosťou premeniť ju na faktúru bez prepisovania.
- Objednávka ako doklad.
- Dodací list.
- Príjmový (pokladničný) doklad pri platbe v hotovosti.
- Prijaté faktúry — evidencia toho, čo platíte vy.
Číselné rady
Toto je téma, ktorá vyzerá nudne a je z celého modulu najdôležitejšia. Zákon vyžaduje, aby bolo číslovanie súvislé a bez dier.
- Vlastný rad pre každý typ dokladu a podľa potreby aj pre činnosť — napríklad e-shop a poradenstvo s oddeleným číslovaním.
- Tvar čísla si určíte — s rokom, mesiacom, predponou. Náhľad ďalšieho čísla vidíte hneď.
- Počítadlo sa každý rok začína od 1 samo. Preto má v čísle byť rok, inak by sa čísla z rôznych rokov opakovali.
- Číslo sa prideľuje bezpečne, aj keď vzniknú dve objednávky v tú istú sekundu. Dva doklady nedostanú rovnaké číslo.
- Kód radu v účtovníctve — pri rade môžete uviesť, do ktorého radu v KROSe či SuperFaktúre majú doklady padať.
🔴 Doklady nemažte. Plugin mazanie umožňuje, ale zmazaním vznikne diera v rade — a to je presne to, čo pri kontrole prekáža. Chybný doklad opravte dobropisom a vystavte nový.
DPH a výkazy
- Výpočet DPH vrátane viacerých sadzieb a prípadov, keď sa daň neuplatňuje. DPH sa zaokrúhľuje na centy na každom riadku, nie až na konci dokladu.
- Kontrolný výkaz DPH — vygeneruje sa priamo v tvare, ktorý prijíma finančná správa. Vystavené doklady sa rozdelia podľa toho, či má odberateľ IČ DPH, dobropisy idú do vlastnej časti a prijaté faktúry s IČ DPH dodávateľa tiež.
- Prenos daňovej povinnosti — šablóna dokladu ho vie vyznačiť (bez DPH, s odkazom na § 69 zákona o DPH), v súčasnej verzii sa však na doklade nezapína sám podľa odberateľa ani prepínačom v nastaveniach. Postup pri takých dokladoch si dohodnite s účtovníkom.
- Elektronická faktúra v európskom štandarde — na Slovensku povinná od 1. januára 2027. Doklad sa vie vygenerovať v štruktúrovanej podobe už dnes.
Predaj spotrebiteľom v iných štátoch EÚ (sadzba podľa krajiny zákazníka a sledovanie prahu) rieši modul OSS v Branike WooKit — popisuje ho samostatný návod.
Platby
- Dva QR kódy na faktúre — jeden pre slovenské banky, druhý pre Revolut a ostatné európske banky. Zákazník naskenuje a platba je predvyplnená vrátane sumy, variabilného symbolu a mena príjemcu. Znižuje to počet chybne zadaných platieb aj počet urgencií.
- Platobný box v e-maile — kým objednávka čaká na platbu, zákazník dostane v e-maile sumu, IBAN, variabilný symbol vo výraznom rámčeku a oba QR kódy. Ak mu e-mailový program obrázky zablokuje, pod boxom sú odkazy, ktoré QR otvoria.
- Odkaz na zaplatenie kartou — po zapnutí online platieb je v e-maile s dokladom a v zozname dokladov ho viete skopírovať a poslať zákazníkovi.
- Načítanie bankového výpisu (CSV z internetbankingu) — plugin navrhne, ktorá platba patrí ku ktorej faktúre podľa variabilného symbolu a sumy. Označí ich až po vašom potvrdení.
- Automatické párovanie cez KROS — ak máte banku prepojenú s KROSom, web sa každých 15 minút pýta, čo je zaplatené, a zaplatenú objednávku dokončí sám.
- Upomienky nezaplatených faktúr podľa nastaveného rozvrhu.
🔴 Jedno rozhodnutie, ktoré stojí za vysvetlenie: úhrada sa započíta len v mene dokladu a zámerne sa neprepočítava kurzom. Kurz banky sa totiž takmer nikdy nerovná kurzu na faktúre — a keby sa prepočítavalo, vznikali by fantómové nedoplatky v centoch, ktoré by nikto nevedel dohľadať. Platba v inej mene sa zaeviduje, ale faktúru nezaplatí; rozhodnúť musí človek.
Čo ešte modul obsahuje
- Cenník položiek s hromadným importom z Excelu alebo CSV, aby ste opakované položky nevypisovali.
- Opakované faktúry — pre paušály a predplatné.
- Vlastné polia na doklade.
- Hromadný export dokladov a hromadné rozposlanie e-mailom.
- Export vo formátoch, ktoré načítajú bežné slovenské účtovné programy — Pohoda, iKros, MRP, CSV — a priame odosielanie do KROSu, SuperFaktúry, iDokladu a Fakturoidu.
- Predkontácie — šablóny zaúčtovania, voliteľné. Ak vám ich účtovník zadá, doklady prídu pripravené.
- Prijaté faktúry s rozpoznávaním údajov z PDF — nemusíte prepisovať dodávateľské faktúry ručne.
- Štatistiky — tržby, nezaplatené, vývoj v čase, s exportom do CSV a PDF.
Kedy vzniká zálohová a kedy ostrá faktúra
Toto je najčastejšia otázka pri e-shope. Odpoveď: rozhoduje stav objednávky, nie spôsob platby. V nastaveniach na záložke WooCommerce má každý typ dokladu svoj riadok — či sa má vystaviť, pri akom stave objednávky a ku ktorému e-mailu sa priloží.
Predvolene sa faktúra vystaví, keď je objednávka dokončená, a dobropis, keď je vrátená. Zálohová faktúra, dodací list a príjmový doklad sú predvolene vypnuté.
Bežné nastavenia:
- Platba vopred prevodom — zapnite zálohovú faktúru pri stave „čaká na platbu“ a priložte ju k e-mailu pre zákazníka. Ostrú faktúru potom nechajte vystaviť pri dokončení objednávky (tlačidlo → Faktúra so započítaním zálohy je len pri ručne vystavených zálohových faktúrach).
- Platba kartou online — peniaze prídu okamžite, takže stačí faktúra.
- Prepojenie s KROSom — ak chcete, aby sa platby prevodom párovali samy, nechajte vystavovať rovno faktúru hneď pri objednaní. KROS páruje len faktúry.
Doklady z rezervácií, formulárov a podujatí vznikajú podľa pravidiel daného pluginu — popisuje ich samostatný návod.
Ako doklad vyzerá
- Vlastné logo s nastaviteľnou výškou a farba dokladu, aby doklad vyzeral ako váš.
- Dodávateľ je na doklade raz — vedľa odberateľa, s IČO, DIČ, IČ DPH a voliteľne so zápisom v obchodnom registri, názvom banky, majiteľom účtu a kontaktnou osobou.
- Platobný box so spôsobom úhrady, sumou, výrazným variabilným symbolom, IBANom a QR kódmi — na faktúre, zálohovej faktúre a objednávke.
- Dátum dodania popri dátume vystavenia a splatnosti.
- Pečiatka a podpis vycentrované nad čiarou, s popisom alebo bez.
- Päta s číslom dokladu a číslovaním strán („Strana 1/2″).
- Náhľad — vidíte, čo zákazník dostane.
- Text pod položkami — poznámka, podmienky, poďakovanie.
Vzhľad si nastavíte raz. Oplatí sa venovať mu chvíľu — faktúra je jeden z mála dokumentov, ktoré si zákazník naozaj odloží.
Zmrazenie údajov
Faktúra nesie údaje dodávateľa k dátumu vystavenia. Keď o rok zmeníte IBAN, adresu alebo názov firmy, staré doklady sa neprepíšu.
Je to zdanlivá maličkosť s veľkým dopadom: doklad musí vyzerať tak, ako vyzeral v deň vystavenia. Systémy, ktoré údaje doťahujú živo, po zmene účtu prepíšu históriu — a to je pri kontrole problém.
Ako to zapadá do ekosystému
- E-shop — faktúra z objednávky, dobropis pri vrátení, podklady pre výkazy.
- Rezervácie a ubytovanie — zálohová faktúra pri rezervácii.
- Podujatia — doklad z potvrdenej prihlášky.
- Kurzy a digitálne produkty — doklad z predaja prístupu.
- Formuláre — z objednávkového formulára vznikne skutočný doklad.
- Firemné údaje sa preberajú z Branike Business, takže ich zadávate raz.
- CRM — pri kontakte vidíte jeho doklady a stav úhrad.
- Účtovníctvo v KROSe — faktúry tam idú samy a úhrady sa vracajú späť.
- Správca webu si od fakturačného modulu vypýta report v PDF.
Čo to nerobí
- Nie je to účtovníctvo. Vystavuje a eviduje doklady, nevedie účtovné knihy ani nerobí závierku.
- Nepodáva priznania. Pripraví podklad v správnom tvare, podanie je na vás alebo na účtovníkovi.
- Nenahradí účtovníka. Rieši techniku, nie posúdenie vášho prípadu.
- Nepripája sa priamo k banke. Platby sa dozvie z výpisu, ktorý nahráte, alebo z KROSu.
- Nedoručuje elektronické faktúry do siete — vie ich vygenerovať; samotné doručovanie je samostatná vrstva.
Na čo si dať pozor
- Číselné rady nastavte pred prvým dokladom. Meniť ich neskôr je nepríjemné.
- Doklady nemažte. Opravujte dobropisom.
- Dobropis vždy vytvorte z pôvodnej faktúry. Bez väzby sa výkaz nezostaví.
- Skontrolujte údaje na prvom doklade — IČO, DIČ, IČ DPH, IBAN, adresa. Chyba sa inak zopakuje stokrát.
- Overte si doklad u účtovníka ešte pred spustením predaja.
- Zálohujte. Doklady patria k najcennejším dátam na webe.