Fakturácia je jediná časť webu, kde chyba nie je nepríjemnosť, ale problém so zákonom. Preto je tento modul postavený inak než ostatné: väčšina rozhodnutí v ňom nie je o pohodlí, ale o tom, aby doklady obstáli.
Beží priamo na vašom webe. Doklady vznikajú tam, kde vzniká obchod — z objednávky, z rezervácie, z prihlášky na podujatie — a nemusia cestovať do žiadnej ďalšej služby.
Doklad vzniká tam, kde vzniká obchod
Aké doklady vie vystaviť
- Faktúra — základný doklad.
- Zálohová faktúra — podklad na úhradu vopred. Nie je to daňový doklad a systém to rozlišuje.
- Dobropis — pri vrátení tovaru alebo peňazí.
- Cenová ponuka — s možnosťou premeniť ju na faktúru bez prepisovania.
- Objednávka ako doklad.
- Dodací list.
- Príjmový doklad pri platbe v hotovosti.
- Prijaté faktúry — evidencia toho, čo platíte vy.
Číselné rady
Toto je téma, ktorá vyzerá nudne a je z celého modulu najdôležitejšia. Zákon vyžaduje, aby bolo číslovanie súvislé a bez dier.
- Vlastný rad pre každý typ dokladu a podľa potreby aj pre pobočku či menu.
- Tvar čísla si určíte — s rokom, mesiacom, predponou.
- Číslo sa prideľuje bezpečne, aj keď vzniknú dve objednávky v tú istú sekundu. Dva doklady nedostanú rovnaké číslo.
- 🔴 Doklady sa nemažú, stornujú sa. Zmazaním by vznikla diera v rade a to je presne to, čo pri kontrole prekáža.
DPH a výkazy
- Výpočet DPH vrátane viacerých sadzieb a prípadov, keď sa daň neuplatňuje.
- Kontrolný výkaz DPH — vygeneruje sa priamo v tvare, ktorý prijíma finančná správa. Vystavené doklady sa rozdelia podľa toho, či má odberateľ IČ DPH, prijaté faktúry s odpočtom idú do vlastnej časti.
- Cezhraničný predaj v EÚ — sadzba podľa krajiny zákazníka a sledovanie prahu.
- Prenos daňovej povinnosti pri firemnom odberateľovi z inej krajiny.
- Elektronická faktúra v európskom štandarde — na Slovensku povinná od 1. januára 2027. Doklad sa vie vygenerovať v štruktúrovanej podobe už dnes.
Platby
- QR kód na faktúre — zákazník naskenuje a platba je predvyplnená. Znižuje to počet chybne zadaných platieb aj počet urgencií.
- Odkaz na zaplatenie kartou priamo z faktúry.
- Načítanie bankového výpisu a automatické párovanie platieb — faktúra sa označí ako uhradená sama.
- Upomienky nezaplatených faktúr podľa nastaveného rozvrhu.
- Hromadný platobný príkaz pre banku z faktúr, ktoré platíte vy.
🔴 Jedno rozhodnutie, ktoré stojí za vysvetlenie: úhrada sa započíta len v mene dokladu a zámerne sa neprepočítava kurzom. Kurz banky sa totiž takmer nikdy nerovná kurzu na faktúre — a keby sa prepočítavalo, vznikali by fantómové nedoplatky v centoch, ktoré by nikto nevedel dohľadať.
Čo ešte modul obsahuje
- Cenník položiek s hromadným importom, aby ste opakované položky nevypisovali.
- Opakované faktúry — pre paušály a predplatné.
- Vlastné polia na doklade.
- Hromadný export dokladov a hromadné rozposlanie e-mailom.
- Export vo formátoch, ktoré načítajú bežné slovenské účtovné programy.
- Predkontácie — šablóny zaúčtovania, voliteľné. Ak vám ich účtovník zadá, doklady prídu pripravené.
- Prijaté faktúry s rozpoznávaním údajov z PDF — nemusíte prepisovať dodávateľské faktúry ručne.
- Štatistiky — tržby, nezaplatené, vývoj v čase.
Kedy vzniká zálohová a kedy ostrá faktúra
Toto je najčastejšia otázka pri e-shope a odpoveď závisí od spôsobu platby:
- Platba vopred prevodom — najprv zálohová faktúra ako podklad na úhradu. Po pripísaní platby vzniká ostrý doklad.
- Platba kartou online — peniaze prídu okamžite, takže sa rovno vystaví ostrá faktúra.
- Dobierka — doklad sa viaže na prevzatie a zaplatenie zásielky.
- Hotovosť na mieste — príjmový doklad.
Systém to rozlišuje sám podľa zvoleného spôsobu platby. Vy do toho zasahujete len vtedy, keď chcete iné správanie, než je bežné.
Ako doklad vyzerá
- Vlastné logo a farby, aby doklad vyzeral ako váš.
- Náhľad pred vystavením — vidíte, čo zákazník dostane.
- QR kód na platbu priamo na doklade.
- Text pod položkami — poznámka, podmienky, poďakovanie.
- Doklad v jazyku zákazníka, ak predávate do zahraničia.
Vzhľad si nastavíte raz. Oplatí sa venovať mu chvíľu — faktúra je jeden z mála dokumentov, ktoré si zákazník naozaj odloží.
Zmrazenie údajov
Faktúra nesie údaje dodávateľa k dátumu vystavenia. Keď o rok zmeníte IBAN, adresu alebo názov firmy, staré doklady sa neprepíšu.
Je to zdanlivá maličkosť s veľkým dopadom: doklad musí vyzerať tak, ako vyzeral v deň vystavenia. Systémy, ktoré údaje doťahujú živo, po zmene účtu prepíšu históriu — a to je pri kontrole problém.
Ako to zapadá do ekosystému
- E-shop — faktúra z objednávky, dobropis pri vrátení, podklady pre výkazy.
- Rezervácie a ubytovanie — zálohová faktúra pri rezervácii, ostrá po službe.
- Podujatia — doklad z platenej registrácie.
- Kurzy a digitálne produkty — doklad z predaja prístupu.
- Formuláre — z objednávkového formulára vznikne skutočný doklad.
- Firemné údaje sa preberajú z jedného miesta, takže ich zadávate raz.
- CRM — pri kontakte vidíte jeho doklady a stav úhrad.
- Správca webu si od fakturačného modulu vypýta report v PDF.
Čo to nerobí
- Nie je to účtovníctvo. Vystavuje a eviduje doklady, nevedie účtovné knihy ani nerobí závierku.
- Nepodáva priznania. Pripraví podklad v správnom tvare, podanie je na vás alebo na účtovníkovi.
- Nenahradí účtovníka. Rieši techniku, nie posúdenie vášho prípadu.
- Nedoručuje elektronické faktúry do siete — vie ich vygenerovať; samotné doručovanie je samostatná vrstva.
Na čo si dať pozor
- Číselné rady nastavte pred prvým dokladom. Meniť ich neskôr je nepríjemné.
- Doklady nemažte. Stornujte.
- Dobropis vždy naviažte na pôvodnú faktúru. Bez väzby sa výkaz nezostaví správne.
- Skontrolujte údaje na prvom doklade — IČO, DIČ, IČ DPH, IBAN, adresa. Chyba sa inak zopakuje stokrát.
- Overte si doklad u účtovníka ešte pred spustením predaja.
- Zálohujte. Doklady patria k najcennejším dátam na webe.