Rezervačný systém rieši jeden konkrétny problém: telefón zvoní počas práce. Polovica hovorov je „kedy máte voľno“, druhá polovica sú presuny termínov — a obe sa dajú vybaviť bez vás.
Je to použiteľné pre kaderníctva, kozmetiku, masáže, terapeutov, trénerov, autoservisy, veterinárov, poradcov aj pre skupinové lekcie. Všade, kde si zákazník vyberá čas.
Zákazník si vyberie čas, vy máte pokoj
Ako sa počítajú voľné termíny
Toto je jadro celého systému a stojí za to vedieť, ako uvažuje. Voľný termín nie je jednoducho „prázdne miesto v kalendári“ — vzniká šiestimi krokmi:
- Načíta sa pracovný rozvrh daného zamestnanca.
- Odpočítajú sa výnimky — dovolenka, sviatok, skrátený deň, jednorazová neprítomnosť.
- Odpočítajú sa existujúce rezervácie, a to aj tie, ktoré ešte len čakajú na potvrdenie.
- Deň sa rozdelí na sloty podľa nastaveného intervalu.
- Vyradia sa sloty, ktoré kolidujú s už obsadeným časom.
- Vyradia sa termíny v minulosti a tie, ktoré sú príliš skoro — teda za menej než vami určený predstih.
Ten posledný bod je v praxi najdôležitejší: bez neho vám niekto zarezervuje termín o desať minút, keď ste práve v aute.
Služby a zamestnanci
- Každá služba má vlastné trvanie a cenu. Strih tridsať minút, farbenie stoosemdesiat.
- Rezervovať sa dá ku konkrétnemu človeku, alebo bez preferencie.
- Každý zamestnanec má vlastný rozvrh aj vlastné výnimky. Jeden pracuje do obeda, druhý v sobotu.
- Skupinové služby — termín má kapacitu a zobrazuje sa, kým sa nenaplní. Pre lekcie, kurzy a tréningy.
- Prestávka medzi termínmi — na upratanie, prípravu alebo presun.
Ceny podľa času
Základná cena služby sa dá upravovať pravidlami podľa dňa a času. Ak platí viac pravidiel naraz, uplatnia sa všetky v poradí, ktoré si určíte.
V praxi tým riešite to, čo sa inak rieši telefonicky: víkendová prirážka, zvýhodnené dopoludňajšie termíny, sezónna cena. A hlavne — zákazník cenu vidí vopred, takže sa o nej nemusíte dohadovať na mieste.
Čo sa deje okolo rezervácie
- Potvrdenie e-mailom hneď po rezervácii.
- Pripomienka pred termínom — najúčinnejšia funkcia celého systému. Neprevzaté termíny sú najväčšia strata, akú prevádzka má.
- Pridanie do kalendára — zákazník si termín uloží do svojho telefónu jedným kliknutím.
- Prepojenie s vaším kalendárom — rezervácie sa premietnu tam, kde už svoj čas plánujete.
- E-maily idú frontou a spracúvajú sa na pozadí, takže rezervácia nečaká na odoslanie pošty.
Zákazník si to vybaví sám
Dve funkcie, ktoré zoberú najviac telefonátov:
- Presun termínu — v potvrdzovacom e-maile je odkaz, cez ktorý si zákazník vyberie iný voľný čas pri tej istej službe a tom istom človeku. Bez prihlásenia a bez telefonátu.
- Zrušenie — rovnakou cestou, podľa vašich podmienok.
Znie to ako pohodlie pre zákazníka. V skutočnosti je to hlavne pohodlie pre vás: presun, ktorý si vybaví sám, vás nestojí nič.
Čakanie na uvoľnený termín
Toto je funkcia, ktorá priamo prináša peniaze. Keď je obsadené, zákazník sa zapíše ako čakajúci. A keď sa termín zruší alebo presunie, systém sám rozošle čakajúcim odkaz s časovo obmedzenou platnosťou.
Prvý, kto klikne, termín dostane. Zrušenie sa tak mení na obsadený termín namiesto prázdneho miesta — a vy o tom ani nemusíte vedieť.
Hodnotenia
Po termíne sa dá zákazníkovi poslať odkaz na hodnotenie. Schválené hodnotenia sa potom zobrazujú pri danej službe.
Je to dôkaz na tom najlepšom mieste — nie na samostatnej stránke s referenciami, ale presne tam, kde sa človek rozhoduje, či si termín objedná.
Platby a doklady
- Záloha pri rezervácii — najúčinnejšia obrana proti nezáväzným rezerváciám, ktoré blokujú kalendár.
- Doklad vzniká automaticky a správnou cestou, takže sedí číselný rad aj DPH.
- Platba na mieste ostáva samozrejme možná.
Prehľad a prístupy
- Kalendár a zoznam rezervácií v administrácii.
- Rozdelené prístupy — zamestnanec vidí svoje termíny, majiteľ všetko.
- Poradná kontrola nastavenia, ktorá upozorní na typické opomenutia. Nikdy nič neblokuje.
- Štruktúrované údaje o službe pre vyhľadávače.
Ako to zapadá do ekosystému
- CRM — zákazník sa objaví ako kontakt s históriou návštev. Kto nebol pol roka, sa dá osloviť.
- Fakturácia — zálohy aj doplatky s riadnymi dokladmi.
- Členstvo a klub — zľavy pre členov a termíny dostupné len členom.
- Formuláre — doplňujúce otázky pred návštevou.
- Podujatia — jednorazové akcie so vstupenkami sú iná vec než pravidelné termíny.
- Bloky — rezervačný formulár sa vloží do stránky služby.
Čo to nerobí
- Nie je to pokladňa. Rieši objednanie a doklad, nie predaj tovaru na mieste.
- Nie je to ubytovanie. Viacdňové pobyty s prenocovaním majú vlastný nástroj.
- Nespravuje zmeny a mzdy. Rozvrh slúži na dostupnosť termínov, nie na personalistiku.
- Nezavolá zákazníkovi. Pripomenie e-mailom.
Na čo si dať pozor
- Nastavte minimálny predstih. Bez neho prídu rezervácie na najbližšiu polhodinu.
- Trvanie služby nastavte reálne vrátane prípravy a upratania. Optimizmus tu spôsobí meškanie na celý deň.
- Prestávku medzi termínmi si nechajte. Deň bez medzier vyzerá efektívne a nefunguje.
- Storno podmienky napíšte na stránku, nie až do e-mailu.
- Otestujte rezerváciu ako zákazník — vrátane presunu a zrušenia.
- Skontrolujte, že potvrdenie nekončí v spame.
- Výnimky zadávajte hneď, ako o nich viete. Rezervácia na deň dovolenky je najhorší typ problému.
- Skúste si to na mobile. Väčšina rezervácií vzniká z telefónu.